Unterschied XRechnung und ZUGFeRD: Wer braucht welches Format?

Ihr Software-Anbieter wirbt groß mit „XRechnung ready" – und Sie fragen sich, ob Sie das überhaupt brauchen? Berechtigte Frage. Denn hinter dem lauten Marketing steckt ein Detail, das viele Betriebe übersehen: XRechnung wurde gar nicht für das Geschäft zwischen Unternehmen gemacht, sondern für Rechnungen an Behörden.

Die Kurzantwort auf die Frage nach dem Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD vorweg: Der Hauptunterschied liegt darin, dass ZUGFeRD in einem hybriden Format aus PDF und strukturierten Daten ausgestellt wird, während die XRechnung nur aus einer maschinenlesbaren Datei besteht. Die XRechnung wurde speziell für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen entwickelt – also für Rechnungen an Behörden (B2G). Für den B2B-Regelfall ist ZUGFeRD die pragmatischere Wahl. Beide erfüllen die gesetzliche Anforderung: Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD erfüllen die europäische Norm EN 16931. Wer also nur die deutsche B2B-Pflicht erfüllen muss, braucht keine XRechnung. Wer an die öffentliche Hand fakturiert, kommt an ihr nicht vorbei.

Warum das Thema jetzt drängt: Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Und die Schonfrist beim Versand läuft ab: Bis Ende 2026 dürfen Aussteller weiterhin Papier- oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden; kleinere Unternehmen dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen wie Papier oder PDF ausstellen, bevor ab dem 1. Januar 2028 alle Unternehmen im B2B-Bereich zur E-Rechnung verpflichtet sind. Die Formatfrage ist also keine akademische Übung mehr, sondern eine Entscheidung mit Termin.

Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD im Detail

Der Kern des Unterschieds ist schnell erklärt: Während ZUGFeRD als hybrides Format sowohl PDF als auch XML verwendet, basiert XRechnung ausschließlich auf XML – ZUGFeRD bleibt damit für Menschen lesbar, die XRechnung ist rein maschinenlesbar.

Was das praktisch bedeutet: Rechnungsempfänger müssen damit rechnen, dass sie nicht nur E-Rechnungen mit visuellem Bildteil wie beim Format ZUGFeRD bekommen, sondern auch XRechnungen, die nur aus einem XML-Datensatz bestehen. Wer eine XRechnung einfach öffnet, sieht Programmcode statt einer Rechnung. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD ist ein Visualisierungsprogramm dagegen entbehrlich, da neben dem strukturierten Teil bereits eine menschenlesbare Datei integriert ist. ZUGFeRD nutzt PDF/A-3 und integriert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format; die XML-Komponente sorgt dafür, dass Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Rechnungsinformationen maschinell lesen und verarbeiten können. Der Empfänger sieht also zunächst eine ganz normale PDF-Rechnung, die er öffnen, prüfen und ablegen kann – seine Software verarbeitet die Daten trotzdem ohne manuelle Erfassung.

Auch die Herkunft der beiden Standards erklärt ihre unterschiedliche Ausrichtung: Die XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats gepflegt und weiterentwickelt. Das ZUGFeRD-Format wird dagegen vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, und ZUGFeRD wurde speziell für die Bedürfnisse der Wirtschaft konzipiert.

Wann XRechnung Pflicht ist – und wann nicht

Hier lohnt ein genauer Blick, denn es gelten zwei getrennte Regelwerke. Für das Behördengeschäft gilt: Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen elektronisch einreichen. Rechnungen an die Bundesverwaltung sind dabei grundsätzlich im jeweils aktuellen Standard XRechnung auszustellen. Bei Ländern und Kommunen ist das Bild uneinheitlicher: Akzeptiert werden ausschließlich EN-16931-konforme Formate – in den meisten Fällen ausschließlich XRechnungen, in einigen Bundesländern sind auch ZUGFeRD-Formate zulässig. Dazu kommt eine Besonderheit, die es im B2B-Geschäft nicht gibt: Bei Rechnungen an Behörden gehört die Leitweg-ID zu den strukturierten Pflichtangaben für die Adressierung.

Für die B2B-Pflicht nach Umsatzsteuergesetz ist die Lage dagegen offen – und genau das übersehen viele Software-Werbeversprechen. Das BMF stellt klar: Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung. Eine „XRechnung-Pflicht" für das Geschäft zwischen Unternehmen gibt es schlicht nicht.

Die Profil-Falle bei ZUGFeRD

Wer sich für ZUGFeRD entscheidet, muss allerdings eine Stolperstelle kennen: das Profil. Die aktuelle Version des Rechnungsformats definiert sechs verschiedene Profile: Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931, Extended und XRechnung. Nicht jede dieser Ausbaustufen erfüllt das Gesetz: Die Profile Minimum und Basic WL sind in Deutschland umsatzsteuerlich nicht als gültige Rechnungen anerkannt, während die Profile EN 16931 (ehemals Comfort), Extended und XRechnung die EU-Norm vollständig erfüllen. Die Minimalprofile eignen sich ausschließlich als Buchungshilfe und zur Archivierung; eine Rechnungsprüfung ist damit nicht möglich.