Kein neues Gesetz, trotzdem Pflicht: Der Zeiterfassungs-Irrtum
Ein weit verbreiteter Irrtum hält sich hartnäckig: Solange das reformierte Arbeitszeitgesetz nicht verabschiedet ist, gebe es auch keine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Das ist falsch – und wer 2026 noch darauf baut, riskiert bei der nächsten Zoll- oder Arbeitsschutzprüfung ein teures Erwachen.
Die Rechtslage ist längst entschieden
Die Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Danach sind alle Arbeitgeber verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen – abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Eine Ausnahme für Kleinbetriebe, Familienbetriebe oder Start-ups gibt es in dieser Rechtsprechung nicht. Die Pflicht gilt heute, nicht erst mit einem künftigen Gesetz.
Ein eigenes Zeiterfassungsgesetz mit detaillierten Vorgaben existiert auch 2026 weiterhin nicht, ebenso wenig eine gesetzliche Übergangsfrist. Der Koalitionsvertrag von 2025 stellt Übergangsfristen für die verpflichtende elektronische Erfassung in Aussicht – doch das ändert nichts an der bereits bestehenden Aufzeichnungspflicht dem Grunde nach.
Dass die Behörden das ernst meinen, zeigt die Praxis: Das Verwaltungsgericht Hamburg hat mit Urteil vom 18. Juli 2025 (21 K 1202/25) die Anordnung der Arbeitsschutzbehörde gegen eine internationale Großkanzlei mit über 300 Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten am Hamburger Standort im Wesentlichen bestätigt. Die Kanzlei muss die Arbeitszeiten ihrer angestellten Anwälte künftig nachvollziehbar erfassen; das Gericht ließ den Einwand, diese Berufsgruppe sei wegen ihrer Eigenverantwortung ausgenommen, nicht gelten. Rechtskräftig ist das Urteil allerdings nicht: Die Kanzlei ist in Berufung gegangen, das Verfahren läuft beim Oberverwaltungsgericht Hamburg. Trotzdem zeigt der Fall die Richtung der Behördenpraxis – und wer glaubt, das Thema betreffe nur Baustellen und Lagerhallen, sollte ihn zur Kenntnis nehmen: Ausgangspunkt waren angestellte Volljuristen, keine Bauhelfer.
Was für Kleinbetriebe realistisch gilt
Die oft erhoffte Kleinbetriebs-Erleichterung existiert – aber sie ist schmaler, als viele denken. Nach dem Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz sollen Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern dauerhaft von der Pflicht zur elektronischen Erfassung ausgenommen werden; handschriftliche Stundenzettel oder Excel-Tabellen blieben für sie formal zulässig. Für größere Betriebe sieht der Entwurf gestaffelte Übergangsfristen vor: bis zu zwei Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 250 Beschäftigten, bis zu fünf Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 50. Das Gesetz selbst ist Stand heute allerdings noch nicht verabschiedet, die genannten Fristen stammen aus dem Entwurf und können sich im weiteren Verfahren noch ändern.
Wichtig ist die Unterscheidung: Ausgenommen ist nach dem Entwurf nur die Form der Erfassung, nicht die Erfassung selbst. Die Aufzeichnungspflicht aus dem BAG-Beschluss gilt schon jetzt unabhängig von der Betriebsgröße. Echte Ausnahmen von der Pflicht sind eng begrenzt – im Kern leitende Angestellte mit echter Personalverantwortung, Chefärzte und Leiter öffentlicher Dienststellen. Und selbst hier gibt es eine juristische Feinheit: Die Ausnahme für leitende Angestellte steht im Arbeitszeitgesetz, während die aktuelle Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet wird, das diese Ausnahme so nicht kennt. Wer sich auf diese Lücke verlässt, bewegt sich auf dünnem Eis.
Warum Excel im Prüfungsfall scheitert
Formal ist Excel im Kleinbetrieb also weiterhin erlaubt. Praktisch ist es trotzdem eine schwache Lösung – aus einem einfachen Grund: Beweiskraft. Excel-Dateien lassen sich nachträglich ohne sichtbare Spuren ändern. Im Streitfall vor dem Arbeitsgericht oder bei einer unangekündigten Zollkontrolle ist eine Tabelle, die erst nachträglich befüllt wurde, wenig wert.
Die Kontrollinstanz ist in der Praxis meist der Zoll, der die Einhaltung des Mindestlohngesetzes überwacht. Bei unangekündigten Kontrollen darf er Stundenzettel prüfen – Arbeitgeber sollten sie griffbereit halten. Bußgeldseitig drohen bis zu 30.000 Euro pro Verstoß nach § 22 ArbZG bzw. § 21 MiLoG. Entscheidend: Jeder Beschäftigte, dessen Arbeitszeit nicht korrekt erfasst wird, kann einen eigenständigen Verstoß begründen. In einem Betrieb mit mehreren Aushilfen kann aus einem Dokumentationsproblem so rechnerisch ein erhebliches Bußgeldrisiko werden – die genaue Höhe hängt jeweils vom Einzelfall und der Behördenpraxis ab.
Für Minijobber und andere MiLoG-Fälle gelten zudem feste Fristen: Die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Eine Excel-Tabelle, die erkennbar erst zur Lohnabrechnung gepflegt wurde, verfehlt diese Anforderung häufig.
Der Mindestlohn verschärft das Problem automatisch
Seit dem 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro, 2027 steigt er auf 14,60 Euro. Nach Angaben des Statistischen Bundesamts sind davon bis zu 6,6 Millionen Jobs betroffen. Mit dem Mindestlohn steigt die Minijob-Verdienstgrenze automatisch mit: 2026 auf 603 Euro monatlich, 2027 auf 633 Euro.
Was das mit Zeiterfassung zu tun hat? Einiges. Bei jedem Minijob prüft der Zoll die simple Rechnung: gezahltes Entgelt geteilt durch dokumentierte Stunden. Bei 603 Euro und 13,90 Euro Mindestlohn bleiben rund 43 Stunden im Monat. Wer mehr arbeiten lässt, als die Grenze hergibt, oder wessen Dokumentation die tatsächlichen Stunden nicht belegen kann, riskiert einen Mindestlohnverstoß und möglicherweise eine rückwirkende Sozialversicherungspflicht. Je höher der Mindestlohn, desto enger das Stundenkorsett – und desto wichtiger die lückenlose, zeitnahe Erfassung. Gerade bei Aushilfen und Minijobbern ist die Dokumentation in vielen Betrieben aber erfahrungsgemäß am schwächsten.
Auswahlkriterien für Baustelle, Praxis und Kanzlei
Das BAG schreibt kein bestimmtes System vor – auch das VG Hamburg hat der Kanzlei die konkrete Ausgestaltung nicht im Detail vorgegeben. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Betrieb erheblich:
Handwerk und Bau: Hier sprechen Fachquellen mobilen Apps eine besondere Praxistauglichkeit zu, weil die Dokumentation direkt auf der Baustelle erfolgen kann – zeitnah statt nachträglich, mit Zuordnung zu Projekt oder Baustelle. Wichtig erscheinen Offline-Fähigkeit, einfache Bedienung im Arbeitsalltag und die Möglichkeit, Nachweise bei einer Zollkontrolle zügig vorzulegen. Digitale Systeme erschweren zudem Manipulationen – genau der Punkt, an dem Papier und Excel schwächeln.
Praxis: Hier zählen Schichtplan-Integration, saubere Pausenerfassung und die Abbildung von Teilzeit- und Minijob-Konstellationen inklusive Warnung, bevor die Verdienstgrenze reißt. Die Anbindung an die Lohnabrechnung kann den monatlichen Übertragungsaufwand reduzieren, der in kleinen Praxen oft eine Fehlerquelle ist.
Kanzlei: Der Hamburger Fall zeigt eine Pointe: Wer ohnehin abrechenbare Stunden erfasst, kann sich kaum darauf berufen, Arbeitszeiterfassung sei unzumutbar. Sinnvoll erscheint ein System, das Arbeitszeit (arbeitsschutzrechtlich) und Mandatszeit (abrechnungsseitig) trennt, aber ohne Doppelerfassung führt.
Über alle Branchen hinweg lassen sich drei Kernkriterien ableiten: revisionssichere Speicherung, bei der nachträgliche Änderungen protokolliert werden; Exportfähigkeit, damit Nachweise pro Mitarbeiter und Zeitraum im Prüfungsfall schnell verfügbar sind; und eine gewisse Zukunftsfestigkeit im Hinblick auf die im Referentenentwurf angelegte, aber noch nicht beschlossene Gesetzesnovelle.
Das Fazit
Die Frage ist nicht mehr, ob erfasst werden muss, sondern nur noch, wie belastbar. Der formale Spielraum für Excel im Kleinbetrieb ist real, schützt aber nicht vor dem eigentlichen Risiko: einer Dokumentation, die im Prüfungs- oder Streitfall wenig beweist. Mit dem gestiegenen Mindestlohn und der neuen Minijob-Grenze wird dieses Risiko 2026 tendenziell größer – auch ohne neues Gesetz. Wer jetzt umstellt, tut das zu eigenen Bedingungen. Wer wartet, bis der Prüfer klingelt, verhandelt aus der schlechteren Position.
Quellen
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- https://magazin.minijob-zentrale.de/minijob-2026-aenderungen/ magazin.minijob-zentrale.de/minijob-2026-aenderungen/
Marius Jungmann
Entrepreneur, Investor und Consultant. Über 20 Jahre Erfahrung aus Banking, Vertrieb, Unternehmensaufbau und digitalen Systemen. Marius schreibt über Unternehmertum, Startups, KI, Technologie, Vertrieb und Märkte – aus eigener Praxis und mit klarer Meinung.
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